Le Cahier de comm.

Qu’est-ce que le cahier de comm. et que permet-il ?

Le cahier de comm. est un outil informatique, orienté travail en réseau, destiné à favoriser le suivi des bénéficiaires et la communication au sein des institutions.

Il permet :
• A un collaborateur de rédiger une communication concernant un bénéficiaire ou un groupe
• De transmettre et/ou notifier cette communication à un collaborateur en particulier, ou à un ensemble de collaborateurs
• De confier à un collaborateur une tâche à mener, concernant un bénéficiaire et d’en vérifier le suivi
• De notifier à chaque collaborateur, dès la connexion à la base, les nouvelles communications concernant les bénéficiaires dont il a la charge
• De prendre connaissance en tout temps des communications
• De faire des recherches de manière à n’afficher que des communications thématisées en fonction des besoins du moment
• De créer rapidement des rapports automatiques de suivis des bénéficiaires

 

Quels sont les principaux avantages du cahier de comm. ?

• Une application personnalisée et adaptée à votre institution
• Peu d'interventions de vos collaborateurs administratifs pour sa mise en place
• Une facilité de prise en main via une interface pensée pour l’utilisateur par des professionnels du domaine
• Un accès sécurisé à la base depuis un ordinateur ou une tablette; connexion possible intra ou extra muros à l’ensemble des fonctionnalités
• La possibilité de lire ses communications depuis un smartphone
• Pour la Direction et les différents responsables, un suivi direct des événements et donc une réactivité renforcée
• Un rapport qualité-prix imbattable et ce d’autant que la conception, le développement et l'hébergement sont réalisés en Suisse
• Des mises à jour continues, avec une prise en compte des commentaires des utilisateurs, pour une plus grande intégration du cahier de comm.
• Un haut niveau de sécurité et protection des données
• Une facilité de contact (7/365 de 8 à 22h) avec intervention en cas de problème tous les jours ouvrables et, en cas d’urgence, le weekend également

 

A qui s’adresse le cahier de comm. ?
Le cahier de comm. s’adresse entre autres aux clients suivants :
• Institutions socio-éducatives
• Entreprises et ateliers socioprofessionnels
• Institutions d’accueil de jour de l’enfance
• Établissements médicaux-sociaux
• Écoles et centres de formation

INSTALLATION

Une rencontre de coordination pour établir avec le client les paramètres de fondement
La mise en place du système

La formation de 3 administrateurs au fonctionnement du programme
Par site CHF 350.--

LOCATION MENSUELLE

L’utilisation du cahier de comm. et de toutes ses fonctionnalités
Les améliorations générales des modules et leur maintenance
L’hébergement des données et leur sauvegarde
La maintenance des serveurs
Par utilisateur CHF 6.--

IMPORTATION DE DONNÉES

Nous importons pour vous à la demande vos données sur la base d’un modèle Excel
Par collaborateur CHF 2.-
Par bénéficiaire CHF 3.-

FORMATION COLLECTIVE

La formation collective vise à se familiariser à l’utilisation du cahier de comm. et à répondre aux questions; elle se déroule dans vos locaux ou dans des locaux situés au cœur de Lausanne
30 personnes
durée de 90 minutes
CHF 300.-

FORMATION INDIVIDUELLE

La formation individuelle est calquée sur la formation collective
Par collaborateur CHF 20.-

 

Quelques exemples d’utilisation différents ?

Ces exemples ne se veulent pas exhaustifs, mais souhaitent donner la possibilité de mieux se représenter l’utilité du « cahier de comm. » dans diverses situations du quotidien institutionnel :

• EDE, vous faites l’ouverture. Il est 7h45 du matin et juste avant le moment d’accueil un enfant en mord un autre. Après avoir bien évidemment conduit vos actions éducatives et pédagogiques, en quelques instants vous pouvez relater cet événement à l’ensemble de vos collègues du groupe et en garder une trace dans « Le cahier de comm. ». En plus, si vous ne faites pas la fermeture, vous pouvez notifier à votre collègue présent d’avertir les parents des deux enfants concernés. Celui-là pourra indiquer facilement si l’information a bien été transmise et au besoin relater la réaction des parents au moment du retour, voir même notifier une demande des parents à ce sujet à la personne compétente.

• MSP, vous travaillez dans une entreprise à visée d’intégration sociale. C’est le colloque hebdomadaire et vous avez prévu de parler des multiples retards d’un travailleur. En quelques clics, vous pouvez avoir sous les yeux l’ensemble des indications concenant cette problématique et ainsi avoir l’ensemble des éléments concrets sous les yeux afin de traiter au plus juste cette question. De plus, le rassemblement des diverses communications concernant ces retards peut potentiellement faire apparaître des pistes de compréhension. Enfin, si une décision est prise, celle-ci peut instantanément être introduite dans « Le cahier de comm. » et être notifiée à la personne en charge de son exécution.

• Educateur dans un foyer, vous vous préparez pour une rencontre de réseau. En quelques instants vous pouvez produire un rapport thématique sur le résident concerné. Sa lecture dans le détail vous permettra de pouvoir facilement intervenir, lors de la séance à venir, sur chacun des aspects abordés en apportant des observations et des faits précis.

• Responsable pédagogique au sein d’une institution multi-sites, vous êtes constamment questionné par téléphone au sujet de situations précises et évolutives au sein des différents groupes et sites. Le temps que votre interlocuteur vous expose sa requête, lors de chacun des appels vous êtes à même en quelques clics de savoir de quoi l’on vous parle, très facilement. Cela vous permet de répondre plus efficacement et le cas échéant de communiquer directement votre décision ou votre avis à l’ensemble des personnes concernées.

 

Quelle est l’origine du « cahier de comm. » ?

« Le cahier de comm. » v 1.0.0 a vu le jour en 2003. Fruit d’un développement informatique réalisé par P & P Foglia en collaboration étroite avec un établissement médico-social. Il fonctionne depuis 12 ans dans cette institution, pour la plus grande satisfaction de nos clients. Durant cette période, le taux journalier moyen a été de 16 communications pour moins de 20 bénéficiaires, soit environ, une communication par jour, par bénéficaire. Autrement dit, environ 365 communications par an et par bénéficiaire, permettant par classement un suivi autant précis que régulier de ces derniers. Ces chiffres montrent à quel point cet outil s’est ancré dans la vie quotidienne de cette institution.

 

Pourquoi une v 2.0.0 ?

Bien que la version actuelle fonctionne parfaitement, il nous a semblé important d’apporter les améliorations suivantes :

• Réduction des coûts liés aux licences;
• Réduction de coûts liés au matériel et à sa maintenance sur site;
• Accès extra-muros sécurisé ;
• Modularité du produit